BAB I DAN II GAMBARAN UMUM MANAJEMEN

A. SOFT SKILLS

Soft skills adalah seperangkat kemampuan yang mempengaruhi bagaimana kita
berinteraksi dengan orang lain. Soft skills memuat komunikasi efektif, berpikir kreatif dan
kritis, membangun tim, serta kemampuan lainnya yang terkait kapasitas kepribadian individu.
Tujuan dari pelatihan soft skills adalah memberikan kesempatan kepada individu untuk untuk
mempelajari perilaku baru dan meningkatkan hubungan antar pribadi dengan orang lain. Soft
skills memiliki banyak manfaat, misalnya pengembangan karir serta etika profesional. Dari
sisi organisasional, soft skills memberikan dampak terhadap kualitas manajemen secara total,
efektivitas institusional dan sinergi inovasi. Esensi soft skills adalah kesempatan. Lulusan
memerlukan soft skills untuk membuka dan memanfaatkan kesempatan.
Sukses di dalam sebuah pekerjaan tidak hanya bergantung kepada rasio dan logika
individu tetapi juga kapasitas kemanusiannya. Kemampuan yang dimiliki manusia dapat
diibaratkan sebagai Gunung Es (Ice Berg). Yang nampak di luar permukaan air ialah
kemampuan Hard Skill/ Technical Skill, sedangkan kemampuan yang berada di bawah
permukaan air dan memiliki porsi yang paling besar ialah kemampuan Soft Skill. Soft skill
merupakan kemampuan yang tidak tampak dan seringkali berhubungan dengan emosi
manusia
Ada sebuah peta atribut personal yang menggambarkan atribut-atribut dari kompetensi
hingga moral individu dalam sebuah kontinum. Dilihat dari konstraknya, semakin bergerak ke
kanan menunjukkan atribut tersebut semakin empirik dan sebaliknya semakin bergerak ke kiri
atribut tersebut semakin abstrak. Dilihat dari proses peningkatannya, semakin ke kanan
semakin berorientasi pada kegiatan yang langsung dan semakin ke kiri semakin berorientasi
pada kegiatan yang tidak langsung. Misalnya hard skills yang dapat ditingkatkan dengan studi
mandiri dengan didukung oleh pelatihan yang intensif. Untuk memahami konsep aritmetika
misalnya, mahasiswa harus belajar dengan mandiri yang didukung dengan fasilitasi dosen
untuk
Pada peta tersebut terlihat bahwa soft skills terletak antara perilaku individu dan keterampilan
pengelolaan diri. Intervensi yang dapat diberikan dalam meningkatkan soft skills adalah
dengan pelatihan atau dengan pembinaan yang intensif. Di sisi lain nilai-nilai dan moral dapat
ditingkatkan dengan kegiatan berfokus pada peningkatan kesadaran diri.

Banyak ditemukan hasil penelitian yang menunjukkan kesuksesan individu dalam
bekerja dipengaruhi oleh karakteristik kepribadian individu. Penelitian kemudian mengarah
pada pertanyaan karakteristik kepribadian seperti apakah yang mendukung kesuksesan dalam
bekerja. Dari banyak teori kepribadian, teori kepribadian lima faktor (five factors personality)
banyak dipakai untuk meninjau kesuksesan dalam bekerja. Lima faktor kepribadian tersebut
merupakan gambaran mengenai karakteristik khas individu yang unik dan relatif stabil. Lima

faktor tersebut antara lain :

1. Ketahanan Pribadi (conscientiousness). Ketahanan pribadi ini ditunjukkan dengan
karakter gigih, sistematis, pantang menyerah, motivasi tinggi dan tahan terhadap beban
pekerjaan.
2. Ekstraversi (extraversion). Tipe kepribadian ini ditandai dengan keterampilan membina
hubungan dan komunikasi yang efektif, pandai bergaul, bekerja sama, aktif,
mengutamakan kerjasama, atraktif dan asertif (terbuka).
3. Keramahan (agreableness). Tipe ini ditandai dengan sikap ramah, rendah hati, tidak mau
menunjukkan kelebihannya, mudah simpati, hangat, dapat dipercaya dan sopan.
4. Emosi Stabil (emotion stability). Tipe ini ditandai dengan sikap yang tenang, tidak mudah
cemas dan tertekan, mudah menerima, tidak mudah marah dan percaya diri.
5. Keterbukan terhadap pengalaman (openess). Individu dengan tipe ini memiliki daya pikir
yang imajinatif, menyukai tantangan, anti kemapanan, kreatif, kritis dan memiliki rasa
ingin tahu yang besar.
Kelima faktor kepribadian ini didapatkan dari penelitian yang bertahun-tahun
dilakukan dalam kajian psikologi yang merupakan intisari dari karakteristik kepribadian
manusia. Dari kelima faktor di atas, faktor katahanan pribadi dan kestabilan emosi merupakan
prediktor yang paling besar terhadap kesuksesan dalam bekerja secara umum (Barrick dkk.,
2001). Di sisi lain ketiga faktor lainnya menjadi prediktor kesuksesan yang tidak langsung,
tergantung dari kriteria pekerjaan yang diemban. Misalnya ekstraversi lebih tepat untuk
pekerjaan yang membutuhkan hubungan interpersonal atau negosiasi, individu dengan tipe
keramahan lebih tepat pada pekerjaan yang membutuhkan sifat kooperatif, tipe keterbukaan
terhadap pengalaman lebih tepat pada posisi peneliti atau tim kreatif. Hasil penelitian terbaru
menemukan bahwa peranan tipe kepribadian terhadap kesuksesan diperantarai oleh motivasi.
Artinya jika tidak didukung dengan motivasi yang kuat, efektivitas peranan tersebut menjadi
berkurang.

B. ELEMEN SOFT SKILLS

Soft skills memiliki banyak variasi yang di dalamnya termuat elemen-elemen. Berikut
ini akan dijelaskan beberapa jenis soft skills yang terkait dengan kesuksesan dalam dunia kerja
berdasarkan dari hasil-hasil penelitian.
1. Kecerdasan Emosi. Melalui penelitian yang intensif Goleman (1998) menemukan bahwa
kesuksesan seseorang tidak hanya didukung oleh seberapa smart seseorang dalam
menerapkan pengetahuan dan mendemonstrasikan keterampilannya, akan tetapi seberapa
besar seseorang mampu mengelola dirinya dan interaksi dengan orang lain. Keterampilan
tersebut dinamakan dengan kecerdasan emosi. Terminologi kecerdasan Emosi
diperkenalkan pertama kali oleh Salovey dan Mayer untuk menyatakan kualitas-kualitas
seseorang, seperti kemampuan memahami perasaan orang lain, empati, dan pengaturan
emosi untuk meningkatkan kualitas hidup (Gibbs, 1995). Kecerdasan emosi juga meliputi
sejumlah keterampilan yang berhubungan dengan keakuratan penilaian tentang emosi diri
sendiri dan orang lain; dan kemampuan mengelola perasaan untuk memotivasi,
merencanakan, dan meraih tujuan hidup.
2. Gaya Hidup Sehat. Marchand dkk (2005) menemukan bahwa uang jutaan dolar terbuang
oleh institusi dan masyarakat karena faktor minimnya produktivitas, pelayanan kesehatan,
kecelakaan kerja dan pegawai yang absen dalam bekerja. Pendukung utama dari sekian
indikator tersebut adalah gaya hidup individu yang tidak sehat. University of Central
Florida memasukkan tema gaya hidup sehat ini sebagai target pengembangan soft skills
bagi mahasiswa mereka. Topik yang diangkat dalam pengembangannya memuat nutrisi,
manajemen stres, pengelolaan waktu, cultural diversity, dan penyalahgunaan obat
terlarang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa gaya hidup yang sehat mempengaruhi
tingginya ketahanan, fleksibiltas dan konsep diri yang sehat yang mempengaruhi
tingginya partisipasi dalam komunitas.
3. Komunikasi Efektif. Cangelosi dan Petersen (1998) menemukan bahwa banyak kegagalan
siswa di sekolah, masyarakat dan tempat kerja diakibatkan rendahnya keterampilan dalam
berkomunikasi. Selain keterampilan komunikasi berperan secara langsung, peranan tidak
langsung juga ditemukan. Secara tidak langsung keterampilan komunikasi mempengaruhi
tingkat kepercayaan diri dan dukungan sosial yang kemudian dilanjutkan pengaruhnya ke
kesuksesan.
Soft skills memuat banyak jenis dan variasi. Institusi perlu menetapkan terlebih dahulu
jenis soft skills yang dikembangkan. Eksplorasi hasil penelitian dan masukan dari alumni atau
pakar dapat dipakai sebagai pertimbangan untuk memilih soft skills mana yang akan
ditingkatkan.
C. PENGUKURAN SOFT SKILLS

Soft skills lebih didominasi oleh komponen kepribadian individu sehingga prosedur
pengukurannya sedikit berbeda dengan pengukuran komponen abilitas individu. Oleh karena
itu pengukuran soft skills akan mengarah pada karakteristik yang sifatnya internal dan
manifest pada diri individu seperti dimensi afektif, motivasi, interes, atau sikap. Pengukuran
kepribadian terbagi menjadi dua jenis yaitu pelaporan diri (self-report) dan proyeksi
(projective). Tulisan ini akan mengeksplorasi pengukuran pada jenis self report.
1. Self Report

Sebagaimana tes yang diartikan sebagai sekumpulan sampel respon yang
menunjukkan atribut ukur pada diri individu, pengukuran soft skills juga menghasilkan
sejumlah respon dari individu yang menunjukkan tingkat soft skills yang dimiliki. Self report
merupakan sekumpulan stimulus berupa pernyataan, pertanyaan atau daftar deskripsi diri
yang direspon oleh individu. Pernyataan merupakan turunan dari domain ukur yang sifanya
teoritik konseptual setelah melalui proses operasionalisasi menjadi indikator-indikator.
Setelah domain ukur dan indikator telah ditetapkan, proses penyusunan instrumen pengukuran
selanjutnya adalah penulisan item (wording). Misalnya mengukur tingkat ekstraversi individu
diwujudkan melalui pernyataan “Saya senang bisa berinteraksi dengan banyak orang” atau
“Saya lebih suka bekerja sama dibanding dengan bekerja sendirian”. Item ini kemudian
direspon dengan kontinum dari sangat setuju sampai sangat tidak setuju. Proses penulisan
item ini merupakan seni tersendiri yang membutuhkan kepekaan dalam membahasakan
indikator empirik perilaku individu.
Berbagai desain instrumen pengukuran dapat diaplikasikan dalam pengukuran soft
skills, seperti model likert, guttman atau semantik diferensial dengan beberapa modifikasi
jenis respon maupun jumlah alternatif respon. Jenis respon pada umumnya mengarah pada
persetujuan (setuju-tidak setuju) subjek terhadap pernyataan yang diberikan, namun bisa
dimodifikasi menjadi evaluasi (baik-buruk), potensi (kuat-lemah) atau frekuensi perilaku
(sering-tidak pernah). Jumlah respon biasanya bergerak pada skala lima pilihan dapat
dimodifikasi menjadi tiga atau empat pilihan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa subjek dapat memberikan jawaban yang menipu
(faking) pada pengukuran self report dengan tujuan untuk memberikan impresi yang positif
mengenai dirinya. Namun dengan menggunakan penulisan item dan desain pengukuran yang
tepat serta kondisi pengukuran yang tidak menekan akan membuat subjek akan memberikan
respon yang sesuai dengan kondisinya. Hasil penelitian Widhiarso dan Suhapti (2008)
menemukan terdapat karakteristik item yang rentan dan tahan terhadap respon yang menipu.
Sebagai contoh, item yang sifatnya dapat diverifikasi lebih tahan terhadap tipuan respon
dibanding dengan item yang tidak dapat diverifikasi. Di sisi lain prosedur penyekoran item
juga dapat meningkatkan ketahanan pengukuran afeksi untuk tahan terhadap tipuan respon.
Prosedur penyekoran ipsatif terbukti dapat mereduksi potensi subjek untuk memberikan
respon yang menipu.
2. Checklist

Checklist adalah jenis alat ukur afektif atau perilaku yang memuat sejumlah indikator,
biasanya kata sifat atau perilaku yang diisi oleh seorang penilai (rater). Checklist lebih
banyak dipakai untuk mengukur aspek psikologis yang tampak (overt), misalnya perilaku.
Sama seperti self report, penyusunan item-item pada checklist juga diawali dari
operasionalisasi aspek-aspek domain ukur yang sifatnya konseptual menjadi seperangkat
indikator yang sifatnya operasional. Pada pengukuran soft skills, checklist lebih tepat dipakai
untuk mengukur dimensi perilaku mahasiswa misalnya cara mempresentasikan makalah, cara
berinteraksi dengan orang lain, atau strategi mengatasi masalah. Teknik peer evaluation antar
mahasiswa biasanya menggunakan checklist.
3. Pengukuran Performansi

Beberapa soft skills banyak yang terkait dengan abilitas relatif aktual seperti
komunikasi efektif, pemecahan masalah, berpikir kreatif atau berpikir kritis sehingga
pengukuran dengan menggunakan self report pada tataran tertentu kurang relevan. Desain
yang tepat untuk mengukur komponen ini adalah pengukuran performansi. Pengukuran
performansi merupakan pengukuran terhadap proses atau hasil kinerja individu terhadap tugas
yang diberikan. Penyekoran dilakukan dosen berdasarkan rubrik yang telah dibuat
sebelumnya. Rubrik merupakan panduan penyekoran yang memuat kriteria performansi.
Penyekoran dapat dilakukan ketika subjek sedang bekerja atau hasil pekerjan yang diberikan.
Sebelum diaplikasikan kepada subjek, instrumen yang dibuat perlu dievaluasi
kualitasnya yang ditunjukkan oleh properti psikometris instrumen tersebut dari data uji coba
instrumen soft skills. Pengukuran soft skills terhadap mahasiswa perlu dikenakan pada setiap
kategori mahasiswa, dari mahasiswa baru, mahasiswa tingkat menengah dan mahasiswa
tingkat akhir.

BAB I & II (GAMBARAN UMUM MANAJEMEN)

GAMBARAN UMUM MANAJEMEN

1. PENGERTIAN

Manajemen biasanya didefinisikan sebagai fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan suatu cara sistematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi diatas, maka majemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

2. TINGKATAN MANAJEMEN

1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi.

2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut.

3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut.

4. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasional secara optimal.

5. PERAN MANAJEMEN

Menurut Henry Mintzberg

1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi

untuk kegiatan2 diluar organisasi.

=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-

bawahannya.

= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan

personal2 di semua tingkatan manajemen.

2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

6. KEAHLIAN & KEMAMPUAN MANAJEMEN

Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

– Komunikasi :

– Memecahan masalah

• Pengetahuan Manajer :

– Mengerti Komputer (computer literacy) : pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah computer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan computer, kemampuan menggunakan computer.

– Mengerti Informasi (Information literacy) : meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap-tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti computer, seorang manajer dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti computer. Kenyataannya jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus mengerti computer dan informasi.

BAB III & IV (PERENCANAAN)

PERENCANAAN
sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

wartawarga.gunadarma.ac.id/.../teori-penetapan-tujuan-teori-hierarki-kebutuhan-teori-kebutuhan/

I.                   PROSES PERENCANAAN

·         Pengertian Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

·         Tujuan Perencanaan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.  Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

·   Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.

*Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.

*Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

II.             PENETAPAN TUJUAN

·         Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi men entukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

-Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan.

-Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

 2 unsur penting tujuan adalah :

1.      Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2.      Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

·         Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi

Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

1. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
2. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
3. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
4. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

·         Managemen By Objective (MBO) oleh Peter Drucker :

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4. Didorong adanya peserta dari bawahan

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan

Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO :

1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
2. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

1. Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
2. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
1. Gaya dan dukungan manajemen
2. Penyesuaian dan perubagan MBO
3. Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
4. Deskripsi jabatan
5. Penetapan dan pengorganisasian tujuan
6. Pengawasan metoda pencapaian tujuan
7. Konflik anatara kreativitas dan MBO

III.             PEBUATAN KEPUTUSAN

·         Tipe-Tipe Tujuan & Keputusan

Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :

1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

·         Proses Pembuatan Tujuan

Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :

1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

·         Bidang-Bidang Tujuan

Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :

1. Posisi Pasar
2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan Sikap Karyawan
7. Prestasi dan Pengembangan Manajer
8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik

·         Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan

Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.

·         Perumusan Tujuan

Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.

Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :

1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
2. Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
3. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan

BAB XIII (PENGAWASAN DALAM ORGANISASI)

Pengawasan adalah salah satu fungsi dari seorang pemimpin, tapi seorang pemimpin harus memahami arti dan  tujuan pengawasan.  George R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished, evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping with the plan (Pengawasan  adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan). Henry Fayol mengatakan control consist in verifying whwther everything occure in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. Sedang Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan.

Dari batasan diatas control bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudh dilaksnakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksnaan pekejaan sesuai dengan rncna semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersbut dilaksanakan.

PRINSIP PENGAWASAN.

Intinya : memastikan  pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewnang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapt merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dpat dimengerti dan dapat menjamin diadkannya tidnakan korektif.

Dalam uraian pengertian pengawasan ini, akan diawali dengan batasan-batasan dari pada manajemen karena pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manajemen.
Manajemen merupakan faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan-tujunannya. Pernyataan tersebut diperjelas oleh Stoner (dalam Handoko, 1999 : 8) : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut terlihat bahwa Stoner mengemukakan kata proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling baerkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Proses manajemen yang memanfaatkan sumber daya manusia, organisasi sangat membantu peningkatan iklim kerja serta sumber-sumber lainnya. Dalam proses manajemen juga aktivitas manajerial, oleh Siagian (1997 : 136) disebutnya Manajerial Control yaitu untuk sedapat mungkin mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah dirumuskan sebelumnya.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan : The process of monitoring activities to determine wheter resources effectively and effecienthso or to accomplish their objective and where this is not being achieved, implementing corrective action. Pernyataan tersebut menunjukan bahwa pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

 Oleh karena ituKertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakuakn sesuai dengan perencanaannya. Manajer organisasi menggunakan kamampuan, kecakapan dan keterampilannya berusaha mengawasi dan menilaim aktivitas bawahannya dalam melakukan pekerjaan sehingga tujuan dan sasaran dapar dicapai dengan baik, serta terutama sekali manajer harus berusaha menemukan penyimpangan yang dilakukan bawahannya. Tindakan manajer organisasi tersebut akan membantu peningkatan displin kerja bawahannya.
Pendapat diatas tersebut menunjukan pengawasan itu seharusnya lebih menitikberatkan pada kegiatan penilaian, menerapkan perbaikan-perbaikan terhadap kegiatan yang menyimpang, harus ada tindakan memaksa terhadap pegawai yang melakukan penyimpangan dalam kerjanya, mengadakan pengaturan tindakan lebih tegas, serta meninjau kembali hasil kerja organisasi sehingga menjamin pekerjaan itun dapat berhasil dengan baik dan cermat. Hal ini ditegaskan pula oleh Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) :
Control is to determaine what is accomplished ecaluate it and apply corrective, if neede to insure in keeping with the plan. (Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana).